Un seul chiffre mal recopié du compteur électrique peut vous coûter des milliers d’euros en fin d’année — et si vos relevés ne sont pas correctement documentés, dans un litige avec le locataire vous tirez en général la courte paille. Ce guide s’adresse aux bailleurs avancés qui maîtrisent déjà les bases et veulent un suivi des relevés d’énergie si solide que la régularisation tienne même devant un tribunal. Nous passerons en revue les délais légaux, l’état des lieux, la documentation photographique et la manière dont une application vous aide.
Pourquoi le suivi des relevés d’énergie est crucial précisément pour vous
Lorsque vous louez un appartement sur la durée, vous savez que c’est généralement lors de la régularisation annuelle des charges que se « récoltent » le plus de nerfs et d’argent. Le locataire conteste la consommation d’eau, affirme que le compteur affichait un autre chiffre à l’emménagement, ou objecte que le solde dû est excessif. Sans données, vous en êtes à ce moment réduit aux conjectures — et la charge de la preuve incombe à celui qui affirme et réclame quelque chose.
Le suivi des relevés d’énergie n’est pas une bureaucratie supplémentaire. C’est votre assurance. Des relevés bien tenus, datés et signés (idéalement complétés de photos) sont ce qui décide si vous récupérez réellement le solde dû auprès d’un locataire parti ou si vous le payez de votre poche. Les données d’exploitation de la location font en outre partie de ce qui compose le rendement locatif réel — c’est pourquoi il vaut la peine de les tenir avec le reste de votre patrimoine, par exemple à côté de votre suivi des biens immobiliers et de l’évolution de leur valeur.
- ▸Les charges donnent lieu à une régularisation annuelle, et vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges un mois avant (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
- ▸Le droit français ne prévoit pas de pénalité journalière, mais toute action née du bail se prescrit par trois ans — passé ce délai, votre rappel de charges est perdu (article 7-1).
- ▸L'état des lieux avec les index des compteurs est votre principale preuve en cas de litige — sans lui, vous ne pouvez généralement pas supporter la charge de la preuve.
- ▸Une photo du compteur avec une date a, en pratique, une valeur probante bien plus élevée qu'un simple chiffre recopié.
Ce que dit la loi : délais et sanctions à connaître
La régularisation des charges locatives est régie par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 23 et 7-1), la liste des charges récupérables par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et l’individualisation du chauffage par le code de la construction et de l’habitation (articles R174-1 et suivants). Les points suivants sont essentiels pour les bailleurs :
| Obligation / délai | Ce que cela signifie pour vous |
|---|---|
| 📨 Remise de la régularisation | Les charges font l'objet d'une régularisation annuelle. Un mois avant, vous communiquez au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition (article 23). |
| 💰 Règlement financier | Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile suivant celle de leur exigibilité, le locataire peut demander à payer le solde par douzièmes sur douze mois (article 23). |
| 📂 Demande de justificatifs | Pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à la disposition du locataire dans des conditions normales (article 23). |
| ⚖️ Objections | Toutes les actions nées du bail se prescrivent par trois ans (article 7-1). Pour un trop-perçu, la Cour de cassation fait courir ce délai à compter de la régularisation, seule à révéler l'existence du trop-perçu. |
| 🚦 Pénalité de retard | Aucune pénalité journalière. En revanche, le dépôt de garantie non restitué dans les délais est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé (article 22). |
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L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 est explicite : « Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, dans ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle. Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. » Le même article ajoute : « Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires dans des conditions normales. »
Pour mieux visualiser l’enchaînement des délais dans le temps :
-
31 déc. 2025Fin de la période de décompteLe délai de quatre mois pour remettre la régularisation commence à courir.
-
avant le 30 avr. 2026Communiquer le décompte, puis régulariser (article 23)Le décompte par nature de charges part un mois avant la régularisation.
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6 mois à compter de l'envoiJustificatifs à disposition du locataire (article 23)Factures, contrats et modes de répartition consultables dans des conditions normales.
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3 ansPrescription des actions nées du bail (article 7-1)Date ultime pour rembourser un trop-perçu ou régler un solde dû.
La régularisation tardive coûte cher, mais autrement qu’ailleurs. Le droit français ne connaît pas de pénalité journalière : la sanction, c’est la prescription. Toutes les actions dérivant du contrat de bail se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989), et pour un rappel de charges le délai court à compter du moment où vous pouviez le réclamer. Passé ce délai, le rappel est perdu — et il ne s’agit pas d’une somme symbolique, mais de la totalité du solde dû.
Le locataire garde la main sur l’étalement. Si la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile suivant celle de l’exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer le solde par douzièmes, sur douze mois. Une régularisation faite dans les temps vous évite donc aussi d’attendre votre argent un an de plus.
Ce que vous pouvez récupérer est limitativement énuméré. Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables : eau froide et chaude, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc. Les gros travaux, l’assurance de l’immeuble et les honoraires de syndic ne sont pas récupérables — ils restent à votre charge. Toute somme réclamée hors de cette liste est indue, même si le bail la mentionne.
Ce que coûte une régularisation oubliée
Le droit français ne prévoit pas de pénalité journalière — la sanction, c’est la prescription de trois ans : passé ce délai, le rappel de charges est définitivement perdu. Calculez ce que cela représente sur votre parc. Tout est calculé directement dans votre navigateur — rien n’est envoyé nulle part.
* Calcul indicatif. Un trop-perçu reste dû au locataire ; c'est votre rappel qui se prescrit. Le locataire peut en outre exiger un paiement par douzièmes si la régularisation intervient trop tard.
Quels services facturez-vous au juste
La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau froide et eau chaude, chauffage collectif, ascenseur, entretien et éclairage des parties communes, espaces verts, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, entretien des équipements, ramonage. Ce qui n’y figure pas — gros travaux, honoraires de syndic, assurance de l’immeuble — reste à votre charge, même si le bail prévoit le contraire.
Le locataire peut mettre à son nom
- L'électricité — il la règle lui-même avec son fournisseur
- Le gaz — de même, contrat directement avec le fournisseur
Reste toujours à votre charge (vous facturez)
- Eau et assainissement — ne peuvent être mis au nom du locataire
- Chaleur et eau chaude (répartition selon le décret)
- Enlèvement des déchets, nettoyage et éclairage des communs, ascenseur…
Si le locataire met l’électricité et le gaz directement à son nom, il les règle lui-même avec son fournisseur. L’eau et l’assainissement ne peuvent pas être mis au nom du locataire — ils restent toujours à votre charge et vous les facturez.
Un détail important pour la chaleur et l’eau chaude : en immeuble collectif, l’individualisation des frais de chauffage est obligatoire lorsqu’elle est techniquement possible et économiquement pertinente (articles R174-1 et suivants du code de la construction et de l’habitation). La part individuelle, mesurée par compteurs ou répartiteurs, doit représenter au moins 70 % des frais de chauffage, le solde étant réparti sur des critères collectifs (surface, volume, tantièmes). Les immeubles dispensés doivent pouvoir le justifier.
Si le locataire ne permet pas le relevé du compteur ou l'influence indûment, la composante de consommation lui est comptée comme le triple de la moyenne — une raison de plus d'avoir des relevés documentés.
L’état des lieux : votre preuve la plus forte
L’état des lieux n’est pas obligatoire en vertu de la loi, mais en pratique c’est le document le plus important de toute la location. Les tribunaux le retiennent couramment comme preuve décisive de l’état du logement et des compteurs au moment de la remise. Comme le soulignent les services de conseil juridique pour bailleurs : sans état des lieux signé reflétant l’état du logement, le bailleur ne peut généralement pas supporter la charge de la preuve dans une procédure en dommages-intérêts ou en solde dû.
Rédigez l’état des lieux tant à l’emménagement qu’à la fin de la location. Pour chaque compteur, consignez :
Compteur électrique, compteur de gaz, compteur d'eau froide (bleu) et d'eau chaude (rouge), éventuellement calorimètre ou répartiteurs de frais de chauffage sur les radiateurs.
Compteur électrique en kWh (en bi-tarif, le tarif haut T1 et le tarif bas T2 séparément), compteur de gaz et compteurs d'eau en m³.
Plus le contrôle des plombs et du bon fonctionnement du compteur — notez toute anomalie.
Rédigez-le en deux exemplaires — un pour chaque partie.
Pour chaque compteur, prenez une photo sur laquelle le numéro de série et l’index actuel sont lisibles en même temps. Une photo prise au téléphone avec une date (données EXIF) est, en pratique, une preuve bien plus forte qu’un simple chiffre recopié que le locataire peut contester. Conservez l’état des lieux au moins pendant la durée de la location, puis au moins pendant le délai de prescription général de trois ans. Il est utile de garder les états des lieux scannés et les photos des compteurs en lieu sûr, au même endroit — c’est à cela que sert un espace de documents rattaché à chaque bien, où vous les retrouverez rapidement en cas de litige.
Astuce pour les avancés : Si l’immeuble dispose d’un relevé à distance de la chaleur et de l’eau chaude (obligatoire pour les nouvelles installations, et de manière généralisée au plus tard à partir du 1er janvier 2027), la copropriété/le fournisseur a, depuis le 1er janvier 2024, l’obligation d’informer de la consommation chaque mois (§ 8a de la loi sur les services). Archivez ces relevés mensuels — ce sont une preuve indépendante supplémentaire de l’évolution de la consommation.
Litiges fréquents et comment les prévenir par le suivi
Dans la pratique des bailleurs comme des avocats, ce sont toujours les mêmes situations qui reviennent. Un suivi bien tenu les résout avant même qu’elles ne surviennent :
Sans état des lieux signé et sans photo, vous ne pouvez pas le prouver. Avec eux, le litige est clos en quelques minutes.
Si le locataire part et qu'un solde dû élevé apparaît, le recouvrement est difficile. C'est pourquoi le contrat doit expressément stipuler que le dépôt de garantie peut aussi servir au solde dû de la régularisation des charges. L'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 encadre le dépôt : un mois de loyer hors charges en location vide. S'il reste des charges à arrêter, vous pouvez en conserver au maximum 20 % jusqu'à l'approbation des comptes de la copropriété, puis restituer le solde dans le mois. Passé le délai de restitution (un mois si l'état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon), le dépôt est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé.
Pour l'eau, la chaleur et les autres services de la copropriété, vous ne connaissez les coûts réels qu'à la régularisation annuelle. Un relevé des compteurs à la date de remise est donc indispensable pour répartir la consommation entre le locataire sortant et le nouveau. Pour l'électricité et le gaz, vous pouvez demander au fournisseur un relevé/une facture extraordinaire (en général jusqu'à 4,0 €).
S'il demande une vérification du compteur d'eau et que celui-ci se révèle fonctionnel, il s'agit de frais raisonnablement engagés que le locataire devrait supporter ; s'il est défectueux, c'est le bailleur qui les paie.
Comment une application de gestion immobilière vous aide
Excel et un tiroir plein de papiers fonctionnent tant que vous gérez un seul appartement et avez un locataire fiable. Dès que les locataires se succèdent ou que vous avez plusieurs appartements, une application de gestion immobilière qui tient le suivi des relevés d’énergie au même endroit et dans le temps commence à être payante.
Ce qu’un suivi intelligent des relevés vous apporte :
Relevés d'eau, d'électricité et de gaz — chaque enregistrement avec l'index et la date, idéalement avec une photo du compteur jointe.
Vous repérez les variations inhabituelles (par exemple une fuite d'eau cachée — un robinet qui goutte peut augmenter la consommation de dizaines de pour cent par an) avant qu'elles ne se transforment en un solde dû ruineux.
Vous comparez la consommation réelle aux acomptes et évitez la situation où le solde dû dépasse le dépôt de garantie.
Pour la régularisation et pour un éventuel litige — sans recherche frénétique de papiers à la dernière minute.
Suivre les relevés d’eau, d’électricité et de gaz dans une seule application s’inscrit en outre dans la vue d’ensemble plus large de votre patrimoine net — à côté du bien et de l’évolution de sa valeur, vous gardez aussi sous contrôle les données d’exploitation qui composent le flux de trésorerie réel de la location. Lorsque vous reportez ces chiffres dans votre vue du patrimoine net et les suivez dans l’analyse de la consommation et des dépenses, vous voyez vos finances dans leur contexte et décidez sur la base de données, et non de conjectures. C’est précisément le principe sur lequel repose Assetli — et pourquoi vous l’apprécierez surtout en tant qu’investisseur et bailleur.
Une check-list pratique pour un suivi à toute épreuve
Cochez les différents points — la check-list est interactive, vous marquez donc les éléments terminés au fur et à mesure de votre préparation.
Questions fréquentes
Avant quand dois-je remettre la régularisation au locataire ? +
Les charges doivent faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle, et le décompte par nature de charges vous incombe un mois avant (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant celle de l'exigibilité, le locataire peut demander à payer par douzièmes.
Que se passe-t-il si je régularise trop tard ? +
Il n'y a pas de pénalité journalière en droit français. Le risque est la prescription : toutes les actions nées du bail se prescrivent par trois ans (article 7-1), et passé ce délai le rappel de charges est perdu. Le locataire peut par ailleurs exiger un paiement par douzièmes si la régularisation est tardive.
Dois-je photographier les relevés si j'ai un état des lieux signé ? +
C'est recommandé. Un relevé écrit et une signature sont des preuves, mais une photo avec un numéro de série et un index lisibles est, en pratique, nettement plus difficile à contester.
Puis-je déduire le solde dû du dépôt de garantie ? +
Oui, si vous avez expressément convenu dans le contrat de location que le dépôt de garantie peut aussi servir à régler le solde dû de la régularisation des charges. Sans cette stipulation, c'est généralement litigieux. Attention aussi : le dépôt de garantie doit être restitué à la fin de la location — pour les soldes dus de services régularisés plus tard, il est d'usage de le restituer sous réserve de la régularisation future.
Et si la location se termine en milieu d'année ? +
Rédigez un état des lieux avec les relevés à la date de remise. Pour l'électricité et le gaz, vous pouvez demander une facture extraordinaire ; pour les services de la copropriété, vous ne connaissez les coûts réels qu'à la régularisation annuelle et les répartissez selon les relevés (pour la chaleur, appuyez-vous sur les relevés des compteurs ou répartiteurs individuels).
Conclusion : les données coûtent moins cher que les litiges
Un litige sur une régularisation coûte du temps, des nerfs et de l’argent — et finit souvent par vous faire payer le solde dû de votre poche simplement parce qu’il vous manquait un papier ou une photo. Un suivi soigneux des relevés d’énergie est l’assurance la moins chère qu’un bailleur puisse avoir. Un état des lieux signé, des photos datées et des relevés tenus en continu font d’un éventuel litige une affaire de routine.
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Avertissement : Cet article est fourni à titre éducatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Les délais et règles indiqués reposent sur la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, le décret n° 87-713 du 26 août 1987 et les textes relatifs à l’individualisation des frais de chauffage, en vigueur au 21 août 2026, et peuvent évoluer. Dans un litige précis, adressez-vous à un avocat.
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